Harmonogram projektu architektonicznego: przykład dla pracowni

Do skończenia rzutu zostało sześć godzin pracy, więc termin wydaje się bliski. Projektant czeka jednak na wybór wariantu wejścia, a po południu zajmuje się innym zleceniem. Samo oszacowanie godzin nie mówi jeszcze, kiedy inwestor otrzyma materiał.

W harmonogramie projektu trzeba połączyć nakład z dostępnością ludzi oraz decyzjami, od których zależy dalsza praca. Dla mnie dopiero taki plan jest podstawą obietnicy terminu. Poniższy przykład dotyczy projektowania, z umownymi godzinami i dniami.

Najpierw trzeba wiedzieć, co ma być gotowe

„Koncepcja do piątku” może oznaczać gotowość do wewnętrznego sprawdzenia albo wysyłkę opracowanego materiału inwestorowi. W obu przypadkach w kalendarzu pojawi się ta sama nazwa, ale inna ilość pracy musi zakończyć się wcześniej.

Warto więc opisać rezultat etapu: jakie rysunki powstaną, kto je sprawdzi i komu je przekażemy. Jeśli prowadzący ma dopiero omówić materiał z projektantem, trzeba zostawić na to czas przed wysyłką. Sprawdzenie projektu nie powinno przypadkiem wypaść z planu tylko dlatego, że nikt nie nazwał go osobno.

Przy kolejnych etapach dochodzą zależności. Branżysta potrzebuje określonych materiałów, inwestor czasu na omówienie wariantu, a zespół decyzji pozwalającej rozpocząć następne opracowanie. Każde takie oczekiwanie warto powiązać z osobą, która dopilnuje dalszego kontaktu.

Sześć godzin pracy rozłożone na dwa dni

Przyjmijmy, że dane potrzebne projektantowi mają dotrzeć do końca czwartego dnia. W piątym i szóstym dniu ma on po trzy wolne godziny. Zadanie wymaga sześciu godzin, więc przy tych założeniach może zakończyć się w dniu szóstym.

Dane przychodzą dopiero po dniu piątym. Pierwszy blok pracy przepada, a kolejne trzy wolne godziny projektant ma dopiero w dniu ósmym. Pracuje więc w dniach szóstym i ósmym. Nakład się nie zmienił, ale gotowy materiał powstanie dwa dni później niż planowano.

Ten prosty przykład wyjaśnia, dlaczego dzień opóźnienia odpowiedzi nie zawsze oznacza dzień przesunięcia rysunków. Zespół ma inne zobowiązania i nie każdą powstałą lukę da się od razu odzyskać. Przy kilku równoległych projektach trzeba spojrzeć na dostępność tej samej osoby we wszystkich zleceniach.

Jak rozmawiać o zmianie terminu?

Zanim napiszemy do inwestora, warto sprawdzić, co rzeczywiście zależy od brakującej informacji. Wybór wejścia może zatrzymywać część rysunków, ale nie musi uniemożliwiać całej pozostałej pracy. Dzięki temu wiadomość może od razu pokazać, co nadal robimy.

W hipotetycznej sytuacji odpowiedź mogłaby brzmieć:

Do opracowania wejścia potrzebujemy wyboru wariantu z przesłanej koncepcji. Nie otrzymaliśmy jeszcze odpowiedzi, dlatego sprawdzamy nowy termin tej części rysunków. W tym czasie możemy kontynuować uzgodnione zestawienie pomieszczeń. Proszę o informację, kiedy możemy omówić wybór wejścia.

Gdy znamy już datę decyzji i dostępność zespołu, przedstawiamy konkretną propozycję terminu. Trzeba ją uzgodnić zgodnie z warunkami współpracy. Samo przesunięcie daty we własnym kalendarzu nie informuje o tym fakcie inwestora ani branżysty.

Zapas czasu powinien odpowiadać niewiadomym

Nie każdy etap wymaga takiej samej rezerwy. Inaczej wygląda opracowanie na kompletnych danych, inaczej praca, przed którą pozostaje kilka nierozstrzygniętych pytań. Zamiast dodawać jednakowy zapas do każdej czynności, warto wskazać, co może wydłużyć jej wykonanie.

Może brakować materiału, potwierdzenia dostępności branżysty albo oceny nakładu. Nazwanie tej niewiadomej pozwala ustalić, kto ją wyjaśni i kiedy wrócimy do naszego planu. Precyzyjna data wpisana bez tych odpowiedzi daje nam tylko pozór pewności.

Plan przydaje się również po pierwszym przesunięciu

Harmonogram nie musi być rozbudowany, żeby pomagał prowadzić projekt. Powinien pozwalać znaleźć najbliższy rezultat, warunki rozpoczęcia pracy, osobę prowadzącą i termin wynikający z jej dostępności.

Gdy coś się zmienia, wracamy do tych zależności. Widać wtedy, które ustalenie wymaga nowej rozmowy i kogo trzeba o niej poinformować. Taki plan daje pracowni wspólny punkt odniesienia, a inwestorowi wyjaśnienie, z czego wynika termin. Jeśli szukasz narzędzia do organizacji tej pracy, poznaj Osnowę.